Laborleiter stehen vor vielen Herausforderungen und konkurrierenden Anforderungen. Von ihnen wird erwartet, dass sie die Ausgaben kontrollieren und gleichzeitig die Funktionsfähigkeit und Sicherheit des Labors gewährleisten, während sie verschiedene Vorschriften und Richtlinien einhalten. Zudem müssen sie das Personal managen und steigende Produktivitätsanforderungen mit begrenzter Zeit und begrenzten Ressourcen bewältigen.
Wenn Sie Ihr Labor und Ihr Budget besser verwalten möchten, finden Sie hier einige Ideen, die Ihnen helfen können, die drei größten Komponenten der meisten Laborbudgets anzugehen: Personal, Verbrauchsmaterialien und Ausstattung.
Personal
Personalkosten können bis zu 60% des gesamten Laborbudgets ausmachen, aber ein zuverlässiges Team macht einen großen Unterschied. Menschen können Ihre größte Stärke sein, doch qualifiziertes, fachkundiges und zuverlässiges Personal zu finden, erfordert Mühe.
Stellen Sie die bestqualifizierten Personen ein. Wenn Sie für die Personalbeschaffung verantwortlich sind – insbesondere wenn Gehälter nicht verhandelbar sind – stellen Sie die bestqualifizierten Personen ein. Dazu können Postdoktorandinnen, Doktorandinnen, Studierende und Labortechniker*innen in akademischen Einrichtungen gehören. Wenn Sie keine Kandidaten finden, die bereits mit den Verfahren und anspruchsvollen Instrumenten vertraut sind, wählen Sie diejenigen aus, die Lernbereitschaft zeigen, und bieten Sie eine Einarbeitung am Arbeitsplatz an.
Gestalten Sie tägliche Aufgaben bequemer. Selbst kleine Änderungen können langfristig einen erheblichen Unterschied machen. Stellen Sie sicher, dass spezifische Assay-Materialien an jedem Arbeitsplatz leicht zugänglich sind. Untertisch-Kühlschränke sowie persönliche Zentrifugen, Mischer und Pipetten können ebenfalls hilfreich sein. Organisieren Sie außerdem Kühl- und Gefrierschränke so, dass Proben leichter gefunden werden.
Reduzieren oder eliminieren Sie Aufgaben mit geringerem Qualifikationsbedarf. Das Herstellen von Lösungen und Verdünnungen, das Reinigen von Glaswaren und das Vorbereiten von Medien können viel Zeit beanspruchen. Berechnen Sie die Kosten für die Durchführung dieser Tätigkeiten im Labor im Vergleich zum Kauf gebrauchsfertiger Reagenzien und Medien. Sie können auch Ihre Umweltbilanz verbessern, indem Sie einige Einwegmaterialien eliminieren und einen Glaswaren-Reiniger installieren.
Setzen Sie Personal angemessen ein. Ordnen Sie Aufgaben nach Erfahrung und Fähigkeiten zu. In akademischen Umgebungen können Work-Study-Programme eine kostengünstige Möglichkeit für grundlegende, temporäre Unterstützung bieten. Vertragliche oder temporäre Forschende können ebenfalls dazu beitragen, Gemeinkosten zu reduzieren. Sequenzier-Workflows, Instrumentenkalibrierung und andere Aufgaben, die spezielles Fachwissen erfordern, sind oft schwierig oder unpraktisch vollständig durch internes Personal abzudecken.
Verbrauchsmaterialien
In einer Umfrage der Zeitschrift Lab Manager gaben viele Labore mehr als 60 % ihres Nicht-Personalkostenbudgets für Einwegartikel wie Pipettenspitzen, Handschuhe und Reagenzien aus — eine Menge, die etwa einem Viertel des Gesamtbudgets entspricht.
Kaufen Sie Verbrauchsmaterialien in großen Mengen. Abhängig von Ihrem verfügbaren Lagerplatz kann es sinnvoll sein, Produkte vor Ort vorrätig zu halten. Lieferanten bieten möglicherweise Rabatte basierend auf geplanten Jahresmengen an und können regelmäßige Lieferintervalle einrichten, wenn Sie Ihren Jahresverbrauch kennen.
Fordern Sie Muster an. Testen Sie Produkte, bevor Sie auf Alternativen umsteigen, um sicherzustellen, dass sie zu Ihrem Arbeitsablauf passen. Manche Änderungen an der Verpackung können die Nutzungseffizienz beeinflussen und zusätzlichen Zeitaufwand verursachen, der die erwarteten Einsparungen schmälert.
Führen Sie ein Chemikalieninventar. Oft müssen Chemikalien in größeren Mengen gekauft werden, als benötigt wird, was dazu führt, dass ungeöffnete oder ungenutzte Behälter im Regal stehen. Obwohl viele Chemikalien kein offizielles Ablaufdatum haben, können ältere Substanzen ungeeignet werden. Ermitteln Sie, welche entsorgt werden sollten, und konsultieren Sie Ihren Sicherheitsbeauftragten sowie die lokalen Behörden, um eine sichere Entsorgung sicherzustellen.
Teilen Sie Chemikalien mit Kolleg*innen. Es kann Möglichkeiten geben, doppelte Bestellungen oder den Kauf seltener oder teurer Chemikalien und Reagenzien zu vermeiden, indem Sie Ihren Bestand mit anderen Forschenden teilen.
Geräte
Die Beschaffung der richtigen Geräte und Instrumente erfordert Zeit, da diese Entscheidungen Produktvergleiche, Leistungsbewertungen und Kostenbegründungen erfordern. Obwohl diese Anschaffungen in der Regel den kleinsten Teil des typischen Laborbudgets ausmachen, sind Investitionsgüter oft teuer und müssen möglicherweise aus mehreren Haushaltsjahren finanziert werden.
Fordern Sie eine Demonstration an oder konsultieren Sie einen Spezialisten. Testen Sie das Gerät oder Instrument virtuell oder persönlich, um sicherzustellen, dass es Ihren Anforderungen entspricht. Viele Hersteller und Lieferanten beschäftigen technische Fachkräfte oder spezialisierte Vertriebsmitarbeitende, die Ihnen helfen können, ein Produkt anhand seines vorgesehenen Einsatzes zu bewerten.
Erhalten Sie den besten Preis für Geräte. Legen Sie Ihre Anforderungen fest, vergleichen Sie Angebote und holen Sie Kostenvoranschläge von mehreren Anbietern ein. Gebrauchte Geräte, die in Ihrer Einrichtung lagern, können ebenfalls eine Option sein, besonders bei knappen Budgets. Selbst wenn sie nicht funktionsfähig sind, können Reparaturen deutlich günstiger sein als ein Neukauf. Leasing oder Finanzierungsmodelle können helfen, größere Anschaffungen zu ermöglichen.
Berücksichtigen Sie multifunktionale Produkte und Zubehör. Moderne Geräte und Instrumente können mehrere Funktionen erfüllen oder über Zubehör verfügen, das ihre Einsatzmöglichkeiten erweitert. Manche Vortex-Mischer haben zum Beispiel Adapter für Mikroplatten und Kolben, und einige Heizplatten können auch rotieren oder mischen.
Schützen Sie Ihre Geräte. Führen Sie regelmäßige Reinigungen und vorbeugende Wartung durch. Hersteller bieten häufig Wartungsverträge oder verlängerte Garantien an, was sich lohnen kann, wenn Geräte häufig genutzt werden. Verwenden Sie Schutzabdeckungen, um Schäden an neuen oder teuren Geräten zu vermeiden. Schulen Sie Mitarbeitende im korrekten Umgang und halten Sie Bedienungsanleitungen gut zugänglich, um versehentliche Schäden zu verhindern.
Planen Sie Wartung und Reparaturen ein. Hersteller und Händler bieten oft Wartungsverträge und Reparaturdienste an, um das Labor betriebsbereit zu halten. Obwohl Ihr Personal lernen kann, grundlegende Wartungen durchzuführen, kann Outsourcing sinnvoller sein, wenn Personal knapp ist oder Reparaturen besondere Fachkenntnisse erfordern. Aufgaben wie Waagenprüfungen, pH-Meter-Kalibrierungen und Überprüfungen von Laborautomationsgeräten müssen aktuellen Vorschriften, Standards und Qualitätsprozessen entsprechen.
Teilen Sie Geräte. Fragen Sie Kolleg*innen, ob Sie deren Instrumente mitbenutzen können, wenn gemeinsame Bedürfnisse bestehen. Finden Sie heraus, ob es zentrale Einrichtungen gibt, um doppelte Anschaffungen zu vermeiden. Wenn bestimmte Geräte selten verwendet werden, kann das Teilen erhebliche Einsparungen ermöglichen. Einige Universitäten kooperieren zudem mit externen Laboren, um Zugang zu deren Geräten zu ermöglichen.
Nutzen Sie kostenlose Software. Verschiedene kostenlose und kostenpflichtige Laborverwaltungstools helfen bei der Verwaltung von Inventar und Anfragen, während elektronische Laborbücher die Zusammenarbeit unterstützen.
Gesamtbudgetverwaltung
Führen Sie Aufzeichnungen über Ausgaben, um Preis- oder Nachfrageänderungen zu erkennen, die berücksichtigt werden müssen. Führen Sie vierteljährliche Überprüfungen durch, um den Überblick zu behalten, insbesondere wenn Ihr Labor Startkapital oder Fördermittel verwendet. Möglicherweise stehen Ihnen auch Tools zur Mittelverfolgung über Ihre Einkaufsplattform oder die Website Ihres Lieferanten zur Verfügung.
Wenn Sie Zugang zu einer Materialwirtschaftsabteilung haben, bitten Sie um Unterstützung bei Preisverhandlungen, der Einrichtung wiederkehrender Bestellungen, der Bereitstellung regelmäßiger Berichte und der allgemeinen Verwaltung Ihrer Ausgaben.
Eine effiziente Labororganisation, eine optimale Ressourcenzuteilung und -nutzung sowie Qualitäts- und Regulierungskontrollen helfen Ihnen, die Produktivität aufrechtzuerhalten, Fehler zu reduzieren, zur Einhaltung von Vorschriften beizutragen und zuverlässige Ergebnisse zu erzielen.
Iva Fedorka ist eine Mitarbeiterin und Autorin bei Thermo Fisher Scientific.